عند سماع كلمة "خياطة"، يتبادر إلى ذهن معظم الناس أشياء مثل: بنطال، ملاءة، وسادة، غطاء وسادة، سترة، أو حتى لعبة محشوة. قليلون هم من يدركون، إلا إذا كانوا موظفين في المكاتب، إمكانية خياطة المستندات أيضًا. أحيانًا يكون هذا أهم بكثير من خياطة غطاء لحاف. كما تعلمون، فقد انتقلت جميع المؤسسات والشركات تقريبًا إلى إدارة المستندات الإلكترونية الداخلية عند التعاون مع المقاولين، وحتى عند تقديم الإقرارات الضريبية على الدخل وقرارات المحاكم.
رغم انتشار الحوسبة، لا تزال الوثائق الورقية مهمة للكيانات القانونية. ولمنع ضياعها أو اختلاطها، يجب خياطتها. ورغم بساطة العملية الظاهرية، إلا أنها بالغة الأهمية، لذا يجب على الجميع معرفة كيفية خياطتها يدويًا بشكل صحيح، وكيفية رفع الدعاوى القضائية. المزيد حول هذا أدناه.
ما هي الوثائق التي يتم خياطتها في العمل المكتبي
يجب تجميع المستندات معًا حتى لا تضيع أو تستبدل، وأيضًا بسبب الكمية الضخمة من المستندات، يتم تجميعها معًا حسب الحاجة، مما يساعد على تجنب الارتباك.
عادة، يتم خياطة تلك الوثائق التي يجب تقديمها إلى الأرشيف، أو إرسالها للإبلاغ عنها، أو التي لها قيمة خاصة للمالك.
قائمة الأوراق التي يجب خياطتها دون فشل:
- تَحَقّق؛
- أرشيفية؛
- محاسبة؛
- الموظفين.
المواد اللازمة لخياطة المستندات بالخيوط
إذا كنت تقوم بخياطة المستندات باستخدام الطريقة الكلاسيكية، فأنت بحاجة إلى المواد التالية معك:
- الأغلفة. هناك ثلاثة أنواع: عادية - حجم هذه الأغلفة ٢٢.٩ × ٣٢.٤ سم (هذا الحجم مناسب لورق الوثائق القياسي A4)؛ غير قياسية - تُستخدم أغلفة من هذا النوع عندما يختلف حجم الأوراق عن الحجم القياسي؛ للتخزين الأرشيفي - تُنتج هذه الأغلفة بأحجام متعددة (وهي مصنوعة من ورق مقوى شديد الصلابة، مما يُسهم في تخزين الوثائق لفترة طويلة).
- ورقة التصديق. بعد إتمام خياطة وترقيم الوثائق، يلزم وضع نقش التصديق. يُطبع النقش على ورقة منفصلة، ويُوضع على ظهر آخر ورقة من المجلد. يجب لصق الورقة بغراء خاص لمنع تساقطها مع مرور الوقت.
- مقص و غراء.
- ثقب.
- إبر بأحجام مختلفة، خيوط، مخرز، حبل أو خيوط.
عادةً، تُثبّت أوراق المستندات بخيوط. هكذا تُربط رزمة صغيرة من الورق. في هذا النوع من الخياطة، تُستخدم عادةً إبرة وثقب ورق، ثم يُثبّت الخيط بملصق توقيع يُشير إلى اعتماد المستندات. لتثبيت العديد من الأوراق، يُستخدم خيط سميك أو مفك براغي.
مهم! إذا كان ذلك ممكنا، فمن المفيد استخدام معدات خاصة، مثل آلة الخياطة أو آلة تجليد الكتب.
كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح: تعليمات خطوة بخطوة
هناك عدة خيارات لربط الملفات والوثائق. الفرق بينها هو أن كل طريقة لها عدد ثقوب مختلف ومسافة مختلفة بينها.
في حفرتين
الطريقة الأبسط. وهي مناسبة للأوراق البحثية التي لن تُقدّم لاحقًا. للقيام بذلك، عليك اتباع ما يلي:
- اطبع الأوراق وقم بطيها حسب الترتيب؛
- استخدم مثقبًا لإنشاء ثقوب صغيرة؛
- قم بإدخال الخيط من خلال الفتحات بحيث يكون هناك مساحة للعقدة على الجانب الأمامي؛
- قم بقص ورقة صغيرة من ورقة الخياطة وألصقها فوق العقدة بحيث تبرز أطراف الخيط من أسفلها.
مهم! إذا لم تكن هناك ورقة خياطة، فيجب عليك قص قطعة صغيرة من الورق الأبيض بقياس 3 × 5 سم، ولصقها والتوقيع عليها بعبارة "مخيطة ومرقمة".
في ثلاث حفر
أولاً، حدد مواقع الثقوب المطلوبة، ويفضل أن تكون في المنتصف، إلا إذا لزم الأمر خلاف ذلك. يجب أن تكون الثقوب متباعدة بشكل متساوٍ وعلى طول الحافة اليسرى للوثيقة. بعد ذلك، اتبع الخطوات التالية:
- استخدمي إبرة لعمل ثقب في منتصف الجانب الأيسر للورقة بحيث تدخل الإبرة من الجانب الخلفي وتخرج من الجانب الأمامي.
- اثقب مرة أخرى. يجب أن تدخل الإبرة من الأمام وتخرج من الخلف.
- اصنع الثقب الثالث. يجب أن تدخل الإبرة من الخلف وتخرج من الأمام.
- قم بإدخال الإبرة مرة أخرى من خلال الفتحة الأولى واربطها بعقدة، بحيث تترك ذيلًا يبلغ طوله حوالي 7 سم.
- قم بلصق ورقة البرامج الثابتة.
- يشترك.
في أربع حفر
غالبًا ما تتطلب الخياطة في أكثر من ثلاث فتحات. السؤال المطروح هو: كيف تُخيط الأكياس بخيوط في أربع فتحات؟ تسلسل الخطوات لمعرفة كيفية خياطة الأكياس في أربع فتحات هو كما يلي:
- اصنع ثقوبًا بالإبرة؛
- أدخل الإبرة من الجانب الخطأ من خلال الفتحة رقم اثنين؛
- مرر الخيوط من خلال الفتحة الأولى على اليمين؛
- وبعد ذلك تدخل الإبرة في الفتحتين الموجودتين على اليمين؛
- ثم تدخل الإبرة في الفتحة الثالثة من اليمين؛
- وبعد ذلك يتم الانتقال إلى البروتوكول الأيسر؛
- ننتقل إلى الحفرة الثالثة؛
- من الضروري عمل مخرج على الجانب الخلفي وتثبيته بعقدة.
في خمسة حفر
نادرًا ما تُستخدم هذه الطريقة. عادةً ما يتطلب الأمر ٣-٤ ثقوب. زيادة العدد إلى ٥ ثقوب يدل على أهمية هذا النوع من التوثيق وضرورة إعداد تقارير دقيقة.
تعتمد خوارزمية خيط الإبرة على رقم الثقب:
- 3-4؛
- 4-5؛
- 5-4؛
- 4-3؛
- 3-2؛
- 2-1؛
- 1-2؛
- 2-3.
- الخطوة الأخيرة هي تأمين الخيط بعقدة.
ميزات وميض المستندات: نصائح مفيدة
قبل البدء في خياطة المستندات، يجب التعرّف على جميع القواعد والتفاصيل الدقيقة، بالإضافة إلى دراسة المتطلبات القياسية لهذه العملية. تُلصق ورقة التصديق على العقدة والخيط باستخدام غراء لاصق أو بولي فينيل أسيتات (PVA). بعد ذلك، يُوضع توقيع رئيس المؤسسة وتاريخ الخياطة وختم المؤسسة على الورقة.
مهم! إذا كانت هناك أوراق إضافية من المستندات مرفقة بدبابيس أو ملصقة في الزاوية، يتم أيضًا إعطاؤها أرقام الصفحات، ولكن لا يتم ذكر ذلك في جدول المحتويات.
هناك كمية هائلة من الوثائق المختلفة التي تحتاج إلى تجليد، بما في ذلك الصور والرسومات والمخططات. تشغل هذه الوثائق كامل مساحة الورقة، ولذلك يجب ترقيمها على ظهرها. في حالة الخرائط والرسومات، تُستخدم ورقتان بحجم A4، ولكنهما مرقمتان بنفس الرقم، وتُدرج كل ورقة مستخدمة في الملاحظة.
كيفية ترقيم الأوراق
قبل البدء في ترقيم الأوراق، عليك دراسة عدة شروط:
- يبدأ الترقيم من واحد باستخدام الأرقام العربية؛
- إذا كان هناك ظرف يحتوي على رسائل، يتم ترقيم الظرف نفسه أولاً، ثم جميع الأوراق المرفقة الأخرى؛
- عندما يتم إرفاق أوراق أخرى تحتوي بالفعل على أرقام بالوثائق، فلا يزال يتعين وضع علامات عليها بالترتيب؛
- يجب وضع أرقام الصفحات في الزاوية اليمنى العليا لكل صفحة، دون الإضرار بنص المستند؛
- لا يشترط الترقيم للمخزون؛
- يجب فتح الأوراق ذات التنسيق غير القياسي ثم ترقيمها في الزاوية اليمنى العليا فقط؛
- في حالة الخرائط والرسومات، يتم استخدام ورقتين بحجم A4، ولكن يتم ترقيمهما بنفس الرقم، ويتم إدراج كل ورقة مستخدمة في الملاحظات؛
- عندما يتم لصق الصور والشهادات على جانب واحد فقط، يتم ترقيمها بشكل منفصل.
كيفية التصديق على وثيقة مخيطة
بعد إتمام الإجراءات، يُحرر ختم التصديق على ورقة منفصلة، ويُوضع على آخر ورقة من الأوراق المُعدّة. يجب أن يتضمن الختم عدد الصفحات المرقمة التي طُبعت، بالإضافة إلى وصف لحالة الوثائق، واحتمال وجود بقع أو أوراق ممزقة. يُوقّع الختم ويُصدّق عليه رئيس المؤسسة، مع بيان منصبه وفكّ تشفير التوقيع.
يجب لصق نقش الشهادة بغراء عالي الجودة ليبقى موثوقًا به حتى بعد فترة طويلة. كما يلزم ختم، لا يقتصر على نقش الشهادة فحسب، بل يشمل أيضًا جزءًا من الوثيقة.
القوانين التنظيمية بشأن وميض المستندات
في بعض الحالات، على سبيل المثال، عند وجود إضافات، يُسمح باستخدام ترقيم الحروف. من المهم تذكر أن الأرقام توضع في الزاوية اليمنى العليا. وفقًا للطريقة التقليدية، تُثبّت الأوراق بخيط إذا كانت صغيرة الحجم. في هذه الطريقة، تُستخدم مثقبات أو إبرة.
لا يُمكن لصق ملصق الثقة باستخدام مواد ذاتية اللصق أو غراء السيليكات أو عصا الغراء. بالإضافة إلى هذه التوصيات، هناك عدد من اللوائح الصناعية الأخرى التي تُحدد قواعد خياطة أوراق العمل.
لقد درسنا كيفية خياطة الملفات يدويًا بشكل صحيح باستخدام إبرة وخيط، وخياطة الأوراق ذات أربعة ثقوب أو أكثر. تعلم خياطة المجلدات والمستندات الأخرى بغرز مخفية ليس بالأمر الصعب.
